Некоторые бухгалтерские полезности для менеджера проектов.

Тема первая: счет-фактура - просто и понятно.

Во-первых, счет-фактура, оказалось, «он», а не «она». Все вокруг говорят "она". Оказалось, что он. Итак, зачем этот дивный документ нужен?

Рассмотрим, зачем этот счет-фактура нужен. Возьмем типовую ситуацию: заключается между двумя контрагентами договор на поставку товара или оказания услуги, где оплата разделена на два платежа: один (50%) сразу при заключении договора, другой – по выполнении обязательств. К примеру, возьмем стоимость договора в 100 рублей, а сторонами по договору – ООО «Исполнитель» и ООО «Заказчик».

По заключении договора, «Исполнитель» выставляет счет на 50% (т.е. 50 рублей), а «Заказчик» производит по нему оплату. С этой суммы «Исполнитель» обязан уплатить в бюджет НДС. Счет-фактуру при заключении Исполнитель тоже выписывает, но для себя. Она ему как бы не совсем нужна – НДС в бюджет он честно платит, т.к. получил аванс.

Теперь подходит срок сдачи работ. Сторонами подписывается акт сдачи-приемки. Исполнитель выписывает счет-фактуру, которая для него является основанием вернуть из бюджета уже однажды заплаченный ранее НДС. Правда ненадолго: по получении второй части платежа Исполнитель все равно вынужден заплатить НДС в бюджет еще раз. Тут роль счет-фактуры для Исполнителя понятна: платить два раза НДС с одной суммы глупо.

Заказчик же, получая от Исполнителя свою часть счета-фактуры, возвращает (точнее, снижает сумму к уплате налогов) на величину НДС. В результате, из перечисленных Исполнителю 100 рублей, все 100 поступают на счет Исполнителя, 20 рублей Заказчик экономит при уплате налогов (считай, возвращает себе), но эти же 20 рублей Исполнитель платит государству в виде налога. В результате не создается ситуации, при которой обе стороны платят госудаству, а только Исполнитель.

Так вот, каждый выставленный счет-фактура позволяет Заказчику уменьшить собственные налоги на пятую часть от каждой уплачиваемой контрагентам суммы.

Тема вторая: Договора на оказание услуг и на выполнение работ

Договор на оказание услуг оформляется на различные консультационные услуги, техподдержку, информационную поддержку – чего угодно и предполагает, например, такую ситуацию, когда Исполнитель по договору может вообще ничего не делать, а только получать деньги каждый месяц, а Заказчик, если он не разрывает договор, с этим положением дел согласен и должен исправно их платить. Это договор на процесс. Разумеется, разорвать договор по оказанию услуг можно по согласию сторон в любой момент и детали этой процедуры обычно в этом договоре прописываются. Акты по такому договору должны выставляться ежемесячно. Еще важно, что договор на оказание услуг может быть бессрочным, автоматически продляться и проч.

В договоре на выполнение работ ситуация иная: тут есть продукт как результат работ. В таких договорах обязательно должен быть период, в течение которых работа должна быть выполнена. Проще говоря, это договор не на процесс, как выше, а на проект: должны быть согласованы сроки, объем работ и цена. Соответственно, эти работы должны закрываться актами по окончании периода (этапа) и финальным актом сдачи-приемки. К договору на выполнение работ должен быть календарный план-график, в котором работы разбиты на подработы с указанием их длительности. В плане-графике может быть указана как относительная длительность этапа, так и абсолютная (даты). Типовыми вариантами являются два: (первый) когда указано несколько этапов, но не определена их стоимость и (второй) когда указывается стоимость этапа. В первом случае т.н. финансовый акт только один и подписывается в самом конце. Остальные акты по договору закрывают части работ, но они не более чем проектные документы. Тут есть важный момент: каждому этапу можно сопоставить выплаты, но никакой связи между организационными актами о закрытии той или иной части работ и этими выплатами нет – они что-то вроде авансов, привязанные к датам.

Во втором случае закрытие работ идет поэтапно и актов несколько – обязательства по договору считаются выполненными, когда подписаны все акты. Последнего акта сдачи-приемки по договору в этом случае нет.

Товарные накладные. Вообще говоря, это документы, выдаваемые только в случае материальных активов, то что принимается на баланс организации. Актов и накладных одновременно не бывает – так что просьбы Заказчиков выписать им накладную вдобавок к акту – это значит, что кто-то что-то не так понял.