 |
оригинальный файл в формате word
« назад
ГОСТ
24.402-80
Система технической документации на АСУ
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ
System of technical documentation for computer
control systems. Registration, storage and access
Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 14 мая
1980 г. № 2102 срок введения установлен с 01.01 1981 г.
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на
автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета,
хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 24.101-80.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ
2.501-68 с учетом требований настоящего стандарта, государственных
стандартов других систем документации и Единой государственной системы
делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные
при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и
характера использования подразделяют в соответствии с ГОСТ 2.102-68 на
подлинники, дубликаты и копии.
1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация
(предприятие) -держатель подлинника.
1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен
ГОСТ 24.101-80, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций
(предприятий) - участников создания АСУ.
Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть
представлен в нем подлинником, дубликатом или учтенной копией.
Документы, разработанные организацией (предприятием) - хранителем
полного комплекта, включают в него в виде подлинников..
2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА
2.1.Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров
должны быть использованы инвентарные книги ПС форме 1 ГОСТ 2.501-68.
Инвентарные книги подразделяют на: книги подлинников (ИКП);
книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
книга дубликатов (ИКД);
каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить
при помощи карточек учета документов, выполненные по формам 2, 2а, 2б, 2в
ГОСТ 2.501-68. В карточке учета документов допускается увеличивать
вертикальный размер граф «Индекс предприятия», «Продолжение на листе»,
«Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк
табличной части.
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках
картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют
специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ
устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно
из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке
подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
пригодность их для хранения, многократного снятия копий,
микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен,
достаточная контрастность текста); наличие необходимых подмеси и дат;
комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в
которых перечислены сдаваемые подлинники; наличие всех листов подлинника,
включая приложения.
2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах
подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер
независимо от количества листов.
Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном
листах документа.
2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Примечание» ИКП
делают отметку «Восстановлен, дата и подпись сотрудника», в карточке учета
документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».
2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для
многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с
сопроводительной документацией.
2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе
«Примечание» указывают организацию (предприятие) - держатель подлинника.
2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) - держателе подлинника
подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на
соответствующий подлинник. В графе «Абоненты» проставляют наименование
организации-дублера, в графе «Дата» - дату отправки дубликата, в графе
«Кол. экз.»- количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот
же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для
подшивки) вместе с индексом «Д», например, «Д1».
2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует
регистрировать в ИКК, при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование
организации-разработчика. Инвентарный номер, камер экземпляра, дату
регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии
документа.
2.11. В справочном приложении даны примеры заполнения карточек учета
документов, составленных на подлинник, дубликат, учетную копию документа.
3. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ
3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации подлежат только
учтенные документы.
3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для
обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования,
устанавливаемые кормами и правилами Главного архивного управления при
Совете Министров СССР.
3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами,
шкафами для размещения документов. Документы следует хранить раздельно:
подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; контрольные копии;
рабочие копии; копии документов других организаций; документы и отдельные
листы документов, аннулированные по извещениям.
Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по
принадлежности к АСУ.
3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрованными.
Подлинники и дубликаты, выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется
хранить в папках с клапанами, папки устанавливают в вертикальном положении
на стеллажах (шкафах). В документе, выполненном, в основном, на листах
формата 11 ПО ГОСТ 2.301-68.отдельные листы форматов 12 и более допускается
складывать по размеру формата 11.
Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведения, необходимые
для поиска документа (инвентарный номер, наименование АСУ, обозначение
документа и др.).
3.5. Копии следует хранить переплетенными, листы форматов 12 и более
должны быть сложены по размеру формата 11.
3.6. Передача подлинников (дубликатов) в специализированный фонд (фонд
алгоритмов, программ и др.) должна быть оформлена актом.
4. ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ
4.1. Дубликат действует на правах подлинника только для снятия копий.
4.2. Изготовление дубликатов - по ГОСТ 2.502-68.
4.3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд
организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов
для хранения и снятия копий.
4.4. При отсутствии надобности в дубликатах в организации - дублере
дубликаты подлежат уничтожению, одновременно составляют акт по форме 6 ГОСТ
2.501-68 о списании дубликатов, копию которого высылают организации -
держателю подлинников. Организация-держатель подлинника в соответствующих
карточках учета документов в графе «Списано» отмечает номер и дату акта
списания документов.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
[pic]
[pic]
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
[pic]
[pic]
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
[pic]
[pic]
|
документы
